قسّم المعالجة إلى إجراءات يملكها مسؤولون، واحتفظ بالأدلة الخاصة والعلاقات الصريحة بين البلاغات.
قبل البدء
- حدّد البلاغ والنتيجة التصحيحية المطلوبة.
- اختر مسؤولين مصرّحًا لهم لكل إجراء.
تتبع الإجراءات التصحيحية
أنشئ إجراءات تتضمن مالكًا وتاريخ استحقاق وحالة: معلقة أو قيد التنفيذ أو مكتملة أو ملغاة. وهي تدعم دورة حياة البلاغ، لكنها لا تغلقه تلقائيًا.
حماية الأدلة
المرفقات وأدلة الحل ملفات خاصة. ويتطلب تنزيلها وصولًا مصرّحًا به إلى المثيل نفسه؛ فلا تستخدم روابط التقارير العامة لمشاركة الملفات.
الحفاظ على وضوح العلاقات
حدّد السجلات المكررة أو اربط السجلات ذات الصلة أو المسببة أو الحاجبة أو الناشئة عنها. وأرشف السجل المكتمل بدلًا من حذف مسار التدقيق.
خطوة بخطوة
- افتح تفاصيل البلاغ.
- أنشئ إجراءات تتضمن المالك والأولوية وتاريخ الاستحقاق.
- حدّث حالة الإجراء مع تقدم العمل.
- ارفع الأدلة الخاصة الضرورية فقط.
- اربط السجلات المكررة أو الأسباب أو العوائق، وأرشف السجل المكتمل.
المراجعة النهائية
- لكل إجراء مالك واضح.
- تتطلب الملفات الخاصة وصولًا إلى المثيل.
- تصف العلاقات الاتجاه المقصود.
نصيحة: لا يؤدي إكمال الإجراء إلى إغلاق البلاغ تلقائيًا؛ نفّذ الانتقال الرسمي بشكل منفصل.